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企業要聞

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從思想“破冰”到管理“突圍”
——酒店管理公司業財一體化項目建設見聞
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近年來,集團公司所屬的酒店管理公司一年一個臺階,利用4年時間,開發完成一套“業財一體化管理系統軟件”,有效解決了企業財務核算、供應鏈、全面預算、資產管理、人力資源五大業財系統信息孤島異構問題,在減少人員工作量、規避各類管控風險的同時,有力地增強了企業的市場競爭力。

“這套軟件自動化程度高,管理流程比較全面,彌補了線下流程的很多缺點,提高了業務財務數據處理的有效性和準確性。”近日,上海陜西商務酒店財務總監劉曌參加酒店公司業財一體化系統驗收會時向記者介紹道:“用了這套軟件后,我們酒店每月底本該3至4天才能完成的工作量,現在僅用1天時間……”


因勢而謀 順勢而為


眾所周知,隨著信息革命的到來,企業之間的競爭已由規模經濟演變為智能管理經濟的競爭。只有盡快實現企業的信息智能化,才能快速響應市場,在激烈的市場競爭中贏得主動權。2014年底,酒店公司財務資產部正式成立。起初所屬各單位管理自動化程度參差不齊,實物資產存在流動性、易損性、龐雜性等“頑疾”,財務、業務管理不兼融,人員流動帶來的管理成本與風險居高不下等問題,持續制約著企業的發展。

面對如此困境,2015年初該公司管理層反復考察調研后形成了業財一體化管理構想,并立即在公司各層面啟動梳理統一會計科目核算體系,緊盯所屬單位的業財一體化、自動化、統一管理、異地實時等管理目標,逐步推進信息化工作。



“酒店公司為作集酒店、旅游景區為一體的專業化板塊,隨著業務的不斷擴展,管理水平的不斷提高,對信息系統的需求已經越來越高。只有實現業務與財務的一體化管理,才能進一步提升管理和服務質量。”酒店公司副總經理劉忠杰說

三年間,在人員緊缺的情況下,他們梳理出所有核算、預算、供應鏈、資產管理等業務財務流程,并將管理融入業務過程中,實現全流程端移動審批的統一應用。“現在,我們使用的統一軟件管理平臺、已經實現酒店公司與下屬單位的縱向統一管理,可高效便捷服務于下屬單位經營。”


惟其磨礪 始得玉成


項目建設中,酒店公司與國內知名應用軟件提供商派出優秀業務骨干、實施顧問、項目管理人員等組建成立項目團隊,共同投入酒店公司信息化項目建設中。

“當時,我們提出業財一體化構想時,有些人不理解。他們覺得這完全不可能實現,單位那么多,各家的情況都不一樣。” 酒店公司財務資產部副經理師海燕回憶起此項工作推進過程時欣慰之余也流露出幾分無奈。她說:“那時候我們部門總共四個人,一人兼多崗,大家經常加班加點打疲勞戰,我就想怎么能把人給解放出來。”



樸實的話語中透露出一股不達目的誓不罷休的決心和勁頭。她一頭扎入工作中,憑著多年財務管理的工作經驗以及雷厲風行的作風為工作的落地實施盡心盡力。有一次,在項目進行到集成測試后期時,發現系統針對應收款、應付款、費用報銷的管理,需要分成三個模塊分別進行處理,造成業務處理需要在三個模塊之間來回切換,導致系統操作易用性變差。項目組先后討論了多種方案,都無法解決這一問題,建設一度陷入困局。

師海燕說,如果這一問題不能攻克將為后期操作帶來長期的不便,因此他們重新進行分析歸類,提出新增“財務共享平臺”模塊,將三個模塊的業務集中到該平臺,終于順利解決了這一難題。

進入2019年,按照合同約定,試點單位系統搭建與測試、系統切換完成、試運行、推廣單位數據收集、推廣單位上線并結賬一項項工作相繼完成。


管理創效旅游行業樹樣板


為了確保上線的穩定,公司領導采取分步實施的策略。2019年1份榆林、棗園兩家單位首批上線成功,2019年5月剩余九家單位也緊跟其后實施系統上線,至此全面整合了酒店公司管理軟件體系,建立了統一的ERP管理平臺,業財一體化自動化規模初步形成。目前各家單位都已順利結賬,運行情況良好。

“這個軟件實現了現有財務系統各類軟件的有效銜接,減輕了工作量,降低了工作強度,大大提高了我們的工作效率。”榆林石油賓館財務總監杜東輝作為試用單位負責人面對記者的采訪時說,這個系統實施之前同一數據要在多個管理軟件系統中錄入和導出,工作重復度較高,工作效率低,現在只需要從經營業務發生端錄入數據信息,就能按照軟件設計路徑滿足管理的需求。此外,項目實施之前管理軟件僅對物資“進、銷、存”進行管理,現在供應商信息、市場詢比價、定價全部納入到軟件系統管理中,數據信息量更加完整。



6月26日,該系統順利通過專家團驗收正式轉入持續優化階段,基本形成業、財一體共享融合的管理閉環。“今后,我們公司將把延長石油酒店公司作為樣板在全國酒店行業規模化復制推廣,也為陜西地區其它客戶及延長石油集團其它板塊提供借鑒。”用友網絡科技公司西北大區副總經理翟學明向記者介紹。

好評兼源于軟件應運中的效果。參與本次項目后臺建設人員孫小霞說:“這一軟件實現了物料庫統一管理、申購、采購訂單、入庫、出庫、發票、結算、掛賬、付款、對賬等各節點的移動審批自動化”。

管理提升的同時,企業效益一路向好。上半年,酒店公司營業收入完成8319.76萬元,完成預算的101.76%。考核利潤完成357.97萬元,完成預算的89.49%,較上年同期增長319.41萬元。

酒店公司黨委書記陳明亮表示:“下半年酒店公司將認真貫徹落實集團公司的工作部署,進一步加大工作力度,全力推進提質增效,不斷激發改革創效潛能,全面提升市場競爭力和自我發展能力,為集團高質量發展做出新的更大貢獻。”(記者 田小亞 )

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